如何向上匯報壞消息,才能轉危為機?

2020-01-10 21:002007互聯網未知

編者按:本文來自微信公眾號“管理的常識”(ID:Guanlidechangshi),作者 宋春濤,36氪經授權發布。

時值歲末,職場打拼的人們又到了年度述職的季節。一年忙到頭,如果手上有份漂亮的成績單,那么自然成竹在胸。可如果業績不理想,甚至第四季度還搞砸了公司最重要的project,那么你又該如何向上匯報呢?

職場溝通中,關于向上匯報工作的文章不在少數,但鮮有提到“如何向上匯報壞消息”。這種讓人“腦殼疼”的情況其實時常出現在我們的工作中,需要每一位職場人士認真思考如何應對。以下,Enjoy:

如何向上匯報壞消息,才能轉危為機?

最近,馬云又因為一則有關裁員的消息上了熱搜:

如何向上匯報壞消息,才能轉危為機?

有網友評價:

其他說法不能不說不聰明,但都是在粉飾淡化,讓裁員看起來不那么難看。但只有馬云完全站在了另一個角度,愣是把壞事說成好事。

這不禁讓我聯想到:當年曾國藩統帥湘軍與太平天國作戰,初期各種不順,各種被虐,但他始終堅持“結硬寨,打呆仗”,一點一點扳回局勢。

某一次打輸了仗后,屬下起草好了向朝廷匯報戰況的奏折給曾國藩批閱,他把里面提到的屢戰屢敗改為屢敗屢戰,一下子立意就高大了很多。其實背后的邏輯也是如此——從積極、正向的視角來重新定義和呈現問題,然后再具體解決問題。

你也許會說我們遠遠達不到馬爸爸或者曾國藩的高度,但是今天,每一個職場人士也都會有這樣的經歷,那就是要向公司領導,甚至是要向甲方爸爸去匯報一些壞消息。

比如,一個客戶寄予厚望的重大項目無法如期交付,或者要交付的結果并不像當初承諾的那么理想,甚至是因為實施過程中的某個誤操作給公司帶來非常嚴重的經濟損失……

盡管每個人都不愿意這樣的壞消息發生在自己身上,但你不得不承認,它總是會不時的出現。我相信,壞消息降臨的那一刻,你內心的OS肯定是,我去,怎么會這樣?我也太倒霉了吧?今年太TMD水逆了!

一番內心哀嚎之后,你仍然還是要冷靜下來,思考一個嚴肅的問題:接下來該怎么辦?

一方面需要冷靜思考解決方案,另一方面,就是要想清楚應該在什么時候、以什么樣的方式,鼓起勇氣向你的老板或者客戶溝通匯報這個壞消息。

對于如何向上匯報壞消息,我有三點建議:

一是不要回避問題;

二是不要逃避責任;

三是要有對策和行動。

如何向上匯報壞消息,才能轉危為機?

01不要回避問題

所謂報喜不報憂,很多時候我們都害怕匯報壞消息。

我小的時候,每次考試如果是100分,那必然是第一時間喜氣洋洋飛奔回家,在弄堂口就開始高呼:媽媽,我考了100分!如果哪一次考完靜悄悄地溜進家門,支支吾吾不愿意回答分數,甚至謊稱老師沒有把考卷和分數發回來,那肯定就是考砸了。

職場也是如此。匯報好消息會讓領導對你贊許有加,而壞消息很可能會讓對方雷霆震怒,接下來對你一頓猛批,甚至影響你今后在組織或團隊的發展。

因此,很多人會想各種辦法去掩蓋問題,或者盡量拖延,隱瞞不報。客觀說,這種做法極不可取:

一來錯過了糾偏改正的黃金時間

二來會給組織或者團隊造成更大傷害,當事人自己往往在最后也被迫承擔更壞的結果

第三,如果壞消息被領導自己發現,或者經由他人之口告訴了領導,你再被傳喚當面質問,后果就會更加糟糕

所以,向上匯報壞消息的第一個法則是:第一時間,親自匯報。你的開場白可以是:

“領導,我真的很抱歉,但關于我們正在實施的項目,有一個不太好的消息我想第一時間跟您匯報一下……”

與此同時,你也要告訴領導:

“我覺得這次項目失敗一定程度上暴露了我們當前存在的很多問題……”

如何向上匯報壞消息,才能轉危為機?

02不要逃避責任

在匯報壞消息的過程中,領導一定會問,什么原因造成今天的問題?誰對問題負有主要責任?

這個時候,你有兩個選擇:外歸因和內歸因。

所謂外歸因,就是向領導或者向客戶訴苦,并且試圖撇清自己的責任:

“老板,我們真的已經盡力了,但今年市場環境真的太差了,競爭對手又投入了比我們更多的促銷資源,我們的供應鏈又特別不給力,總是掉鏈子……”

看到這兒,你是不是看到了熟悉的配方,熟悉的味道?這種外歸因的做法同樣極不可取,領導分分鐘可以懟回你:

“如果市場環境又好,促銷資源又足,供應鏈能力又強,我還要你干嘛?”

更壞的情況是,你在他心目中會被貼上標簽:沒有擔當,難堪重任!

這個時候,你需要做的就是內歸因,真摯誠實地剖析問題背后你的責任在哪里。

粵語當中有一句,“衰咗就要認,打就要企定”。

向上匯報的第二個法則是:直面問題,主動擔責。但凡員工能夠做到這一點,領導通常不會過分糾纏在問題本身上,因為已經造成的損失屬于客觀現實,無法改變。

所以,一旦他識別到你的態度正面積極,他就會主動跟你一起討論如何解決問題上面來。

如何向上匯報壞消息,才能轉危為機?

03要有對策和行動

接下來,向上匯報壞消息的成功關鍵在于你是否真正看清楚局勢,想清楚問題,能否向領導提供切實有效的解決對策。

對于領導而言,他最為關心的就是你有沒有想清楚接下來的應對策略,可不可以一步一步落地執行,能不能夠最大程度地替公司挽回損失。

因此,向上匯報壞消息的第三個法則是:卷起袖子,搞定問題。

你需要跟領導講清楚:在向他匯報之前,你已經快速采取了哪些舉措,跟他匯報完之后,接下來你馬上還會實施哪些行動,具體步驟是什么,什么時間去執行,預計能夠得到怎樣的結果。

當整件事情得以完整或者部分解決,請記住一定要向領導再做一次完整的匯報。

優秀的員工除了告訴領導最終的結果以外,還會向領導呈現一套優化后的機制、系統或流程,用于預防今后類似問題的出現或者推動問題更為高效地解決。

職場當中,沒有人能夠完全避免壞消息。當你不得不面向領導匯報壞消息時,如果能夠基于以上三點建議來面對問題、解決問題、預防問題,那么你距離下一次晉升也就不遠了。

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