時間日程表如何安排,才能發揮最大用處?

2019-10-28 10:009916互聯網未知

編者按:本文來自微信公眾號“秋葉大叔”(ID:qiuyedashu),作者秋葉大叔,36氪經授權發布。

相信很多人都知道要排日程表,但日程表到底怎樣排才合理?其實很多人不清楚。

所以我之前給了我們時間營助教可樹一個挑戰,假如可樹現在給我做秘書,她應該如何安排我的日程?

這個秘書測試,是強迫你用秘書思維去思考,如何給別人排日程,我們希望這個日程排完,除了你理解如何做一份完整日程表外,你也理解如何給自己排日程。

我們一開始給自己排日程,最大的問題是容易被事項的重要性緊急度干擾,導致我們的日程安排動作走形,所以我們才建議各位先試試換位思考。

下面各位看到我們排日程表的過程,請你一步步思考,假如是你,你會怎樣安排領導的日程表?這種安排思路能否用在你自己的日程表?

我的領導秋葉大叔,每天要響應的事情很多,非常的忙。有多忙呢?給你們看看他之前某天的原定安排:

1、早上4節課,8點上到11點50分

2、微博、朋友圈日常更新

3、回復學員群消息和各種私聊消息

4、跟微軟通電話談業務合作

5、寫最新版本公司介紹

6、下午約2點半到4點接待時間管理司馬騰老師

7、下午約4點到6點跟美麗修行談合作

8、下午約6點到6點半跟公司開工作會議

9、晚上7點約香港朋友一起飯局

10、晚上9點到10點跟法國一位媽媽電話

哦對了,秋葉大叔還有很多臨時突發事件,比如約了可樹修改這篇分享文章,那就還要加多好幾項:

11、跟可樹反饋文章的問題

12、修改這篇分享文章

13、晚上10點秋葉大叔又臨時在幫聲音訓練營改招生文案

每天的事情,不僅有事先計劃好的相對固定的工作、還有臨時安排的突發工作,大叔這一天要做的事情怎么這么多呀

而我的工作之一,就是嘗試幫秋葉大叔排日程。

我是如下這么操作的。

了解領導的作息

日程表的安排,要盡量兼顧領導的作息習慣,爭取讓工作日程與他的精力周期匹配。

據了解,大叔每天的作息是這樣的,還比較規律健康。

時間日程表如何安排,才能發揮最大用處?

注意,這張還不是日程表,是作息表。當把作息表列出來后,可以清晰的看到,秋葉大叔的一天有多少時間可以分配給工作,方便安排。

劇透一個小秘密,秋葉大叔的午休時間基本上是一個幌子,我就沒有怎么見過他午休。

把工作清單合理分配到現有日程

怎么把這份工作清單,分配到表格里面呢?

時間日程表如何安排,才能發揮最大用處?

假如你是秋葉大叔的秘書,會怎么填?動手試一試~

第①步,把剛性時間排進日程

即提前約好了幾點開會、幾點接待客人、幾點講課,這些時間通常是固定不變的,按時間走就好。

填完后,發現除了晚上的22:00-24:00還有空檔,其他時間段都有安排。

在原有的計劃中,還有4項工作未安排,是否應該全部堆到晚上時間段?夠用嗎?

另外,如果有些臨時加入的事項,又應該排進哪?

未安排事項:

1、微博、朋友圈日常更新

2、回復學員群消息和各種私聊消息

3、跟微軟通電話談業務合作

4、寫最新版本公司介紹

5、跟可樹反饋文章的問題(臨時加)

6、修改這篇分享文章(臨時加)

7、晚上10點幫聲音訓練營改招生文案(臨時加)

第②步,預估非剛性事情的大概用時,并插入到預留機動

有些事項,重要緊急度較高,難度較大,耗費的時間會比較多,就適合安排整塊時間來做。

例如“修改分享文章”,明天就要用,今天就必須改完。大概要耗用1小時的整塊時間,適合安排在晚上的時間段。

最后大叔告訴我他是11點30分開始修改,一直改到了12點。

有些事情,占用的時間不多,大概半小時內就可以完成,就可以利用碎片時間,或者擠出一塊時間去做。

例如“文章的反饋”“電話會議”“寫公司介紹”這些,我是當面看著大叔是用午餐+午休時間完成的。

有些事情,不做也不會對工作產生嚴重的影響,可以拖延,也適合安排碎片時間來做,甚至干脆不做。

例如“微博、朋友圈的更新”、“回復群消息”。

第③步,利用好碎片時間

時間不夠用,那就把碎片時間利用起來!例如:

    上午的課間休息時間,可以發微博、發朋友圈、回復群消息

    中午吃飯的時候,可以把可樹叫上,邊吃飯邊反饋文章問題

    等餐的時候,可以打電話跟微軟談業務合作事宜

    吃完飯的午休時間,可以先把公司介紹快速寫了,寫完再休息

    把日程排好后,滿滿當當特別有成就感,你也是這么排的嗎?

    時間日程表如何安排,才能發揮最大用處?

    時間被拖延了怎么辦

    可是,幫領導排好日程后,發現了個新的問題——找領導的人很多,時間不可控怎么辦?

    例如:原預約是14:30-16:00接待客人,可由于塞車等原因晚到,聊到了16:20還沒結束,要讓他一直拖下去嗎?

    出現這種情況,原因在于日程排得太滿,沒有預留空檔時間。一旦有意外出現了變動,后面的就全都被牽動,調整起來也很痛苦。

    日程安排要預留出空檔時間,例如接待客人預約的時間是一個半小時,那就再多留出15分鐘,14:30-16:15用于接待客人。

    萬一客人拖延了,我作為秘書就要出來打斷,委婉提醒:“領導,不好意思,您5分鐘后還有個會議,現在必須得結束了。”

    如果沒有拖延,多個幾分鐘的空檔也沒關系,還可以上個廁所、喝杯茶、休息一下或者給下一項工作做準備,也挺好。

    事情被打斷、被干擾怎么辦

    幫領導安排日程,有時候還會遇到這樣的情況:

    有突發事情,例如有人突然拜訪,有個緊急文件要馬上處理。但這些都不在計劃之中,沒有安排相應的處理時間怎么辦?

    除了給工作之間留出銜接的空檔時間,還應該直接留些空檔時間,空著不安排。

    如果留出了空檔時間,就可以把事情往里面擠。例如一天8小時,可以給留2小時的空檔。不要舍不得、不要怕時間沒有好好利用。每天好好利用2個小時就夠了,其他的6個小時都是輔助性的,完成工作量的事情,它的輕重緩急沒有那么重要。

    空檔留出來后,時間就有彈性了,再也不怕計劃趕不上變化:

      有突發的事情,往里面擠;

      工作狀態不佳,事情沒有完成,也可以往里面擠;

      有人突然拜訪,看看日程表的空檔時間,讓對方幾點到幾點來。

      如果當天真的很忙留不出空檔,就按照事情的緊急重要度,進行延期處理。

      時間多出來怎么辦

      領導是個超級忙的人,但有天效率特高,也沒有突發事情的打斷干擾,工作完成得很順,結果多出2個小時空檔怎么辦?

      ——得有事情往里面填

      日程是可以調整的,把一些長線的事情,或者明天的安排提前來做,明天也可以喘一口氣。

      “領導,如果你現在有空,要不有幾件事你先處理一下?”

      反正我不擔心秋葉大叔,只要一有大段時間空白,他肯定在群里聊天,聊著聊著就把一篇推文寫出來了,這樣的事情見過多次,整個IP營的朋友都知道他的套路了!

      把“我為秋葉大叔排行程”的過程拆解一下,是這樣的幾個步驟:

      【1】了解領導的作息

      【2】列出計劃內的任務清單

      【3】把剛性時間排進日程

      【4】預估非剛性事情的大概用時

      【5】把非剛性事情插入預留機動

      【6】利用好碎片時間

      這個日程表安排,對你是否有啟發,你自己的日程會安排了嗎?來列列你明天的日程安排吧。

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